Wiadomości

Zaproszenie do składania ofert na obsługę księgową Stowarzyszenia Polskie Towarzystwo Pediatryczne

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

z dnia 30.11.2023 na obsługę księgową Stowarzyszenia  Polskie Towarzystwo Pediatryczne

 

Działając w imieniu Stowarzyszenia „Polskie Towarzystwo Pediatryczne” z siedzibą w Warszawie, pod adresem: ul. Aleja Jana Pawła II 27, 00 – 867 Warszawa, (wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego- rejestru stowarzyszeń prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000047969, NIP: 5272153766, REGON: 000811483) (zwane dalej: Zamawiający lub Stowarzyszenie), niniejszym występujemy z poniższym zaproszeniem do składania ofert, które nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego regulowanego ustawą z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, ani nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 § 1 kc.

 

  1. Opis przedmiotu zamówienia:
  2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług księgowych – obsługi księgowej całego Stowarzyszenia, w którego zakres wchodzi obsługa Zarządu Głównego Stowarzyszenia oraz 23 Oddziałów Terenowych w związku z bieżącą działalnością Stowarzyszenia obejmującą, w szczególności:

1) Bieżące prowadzenie, w tym sporządzenie:

  1. ksiąg rachunkowych,
  2. dokumentów księgowych, w tym wystawiania w imieniu Stowarzyszenia:

− faktur VAT, 

− rachunków,  

− druków delegacji,

− innych dokumentów księgowych związanych z bieżącą działalnością

Stowarzyszenia,

  1. niezbędnych ewidencji dla celów księgowych i podatkowych,
  2. ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
  3. rozliczeń podatkowych,

- w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa polskiego i na podstawie otrzymanych od Stowarzyszenia dokumentów i informacji;

  • Sporządzenie rozliczeń na podatek dochodowy oraz podatek od towarów i usług;
  • Sporządzenie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych ZUS dla współpracujących ze Stowarzyszeniem osób na podstawie umów cywilnoprawnych;
  • Reprezentowanie Zamawiającego przed organami podatkowymi, ZUS i innymi instytucjami w sprawach podatkowych oraz postępowania kontrolnego na podstawie odrębnego pełnomocnictwa w zakresie ustalonym zgodnie z uzasadnionymi i bieżącymi czynnościami księgowymi za okres obowiązywania umowy;
  • Występowanie o wydanie dokumentów, zaświadczeń od organów skarbowych, ZUS;
  • Sporządzanie wymaganych     prawem            sprawozdań      finansowych     z           działalności,

Zamawiającego dla instytucji zewnętrznych (np. GUS, Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych);

  • Sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego i rocznych rozliczeń podatkowych, dla Zarządu Głównego Stowarzyszenia oraz Oddziałów Terenowych Stowarzyszenia;
  • Weryfikację pod względem rachunkowym i formalnym dokumentów księgowych otrzymanych od Stowarzyszenia oraz informowanie o ewentualnych brakach/wadliwości we wskazanych dokumentach niezwłocznie po ich stwierdzeniu;
  • Przygotowanie i dostarczenie do właściwych organów zawiadomienia o powierzeniu Wykonawcy prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zgłoszenia aktualizacyjnego związanego z powierzeniem Wykonawcy prowadzenia ksiąg rachunkowych;
  • Przechowywanie ksiąg oraz dokumentów przez niezbędny okres dla celów podatkowych oraz przekazywania sporządzonych deklaracji i sprawozdań właściwym urzędom;
  • Archiwizowanie dokumentów podatkowych oraz ubezpieczeniowych w sposób i formie uzgodnionej ze Stowarzyszeniem;
  • Doradztwo i współpraca z władzami Stowarzyszenia, w szczególności osobami pełniącymi funkcję Skarbnika działającego przy Zarządzie Głównym Stowarzyszenia i Skarbnikami działającymi przy Oddziałach Terenowych Stowarzyszenia.
  1. Zamawiający zastrzega, że nie określa ani maksymalnej, ani minimalnej liczby przekazywanych dokumentów księgowych do rozliczenia, w tym rachunków, faktur VAT, druku delegacji do rozliczenia, które zostaną przekazane Wykonawcy w okresie realizacji zamówienia. Wykonawca powinien wziąć pod uwagę to, że liczba przekazanych dokumentów księgowych może być w poszczególnych miesiącach różna. Przy czym Zamawiający dla celów związanych z ogłaszanym zaproszeniem do składania ofert, oświadcza, że:
  • średnia roczna liczba faktur VAT rozliczanych w ostatnich 3 latach przez Stowarzyszenie wynosi w przybliżeniu 100 faktur (na rok),
  • liczba umów cywilnoprawnych podlegających rozliczeniu, na dzień sporządzenia niniejszego zaproszenia wynosi 4,
  • liczba druków delegacji podlegających wypełnieniu i rozliczeniu, w ostatnim roku wynosi średnio 4 druków na miesiąc.  
  1. Zamawiający wskazuje na dodatkowe okoliczności stanowiące warunki przedmiotu zamówienia, mogące mieć wpływ dla realizacji opisanego w pkt 1. Przedmiotu zamówienia:
  • Zamawiający oświadcza, że jest stowarzyszeniem rejestrowym, którego działalność określa Statut Polskiego Towarzystwa Pediatrycznego uchwalony przez  Walne Zgromadzenie Delegatów podczas XXXVI Zjazdu Polskiego Towarzystwa Pediatrycznego w Gdańsku w dniu 15 czerwca 2023 roku. Członkowie Stowarzyszenia zrzeszają się w  ramach 23 Oddziałów Terenowych, podległych Zarządowi Głównemu Stowarzyszenia; 
  • Stowarzyszenie jest podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT);
  • Stowarzyszenie nie prowadzi działalności gospodarczej;
  • Zamawiający wyraża zgodę, aby bieżąca obsługa księgowa i realizacja obowiązków wskazanych w pkt 1 powyżej była realizowana poza siedzibą Zamawiającego, poprzez obsługę tzw. „zdalną”;
  • Zamawiający nie wymaga stawiennictwa Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego.
  1. Termin świadczenia usług objętych zamówieniem:
    1. Usługi księgowe objęte niniejszym zaproszeniem do składania ofert, będą realizowane w okresie 4 lat tj. od dnia 1 stycznia 2024 r. do dnia 31 grudnia 2027 r.
    2. Zamawiający informuje, że rozpoczęcie realizacji umowy nastąpi najwcześniej po przeprowadzeniu procedury wyboru oferty najkorzystniejszej w tym postępowaniu.
    3. Przewidywany termin zawarcia umowy to 27 grudnia 2023 r.
  • Warunki udziału w postępowaniu i dokumenty składające się na ofertę:
  1. Wykonawca musi spełniać łącznie następujące warunki (warunki obligatoryjne):
    • Zaakceptować bez zastrzeżeń wszystkie warunki niniejszego Zaproszenie do składania ofert, w tym Załącznik nr 3 do Zaproszenia, stanowiący treść Umowy o świadczenie usług księgowych zawieranych z Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę,
    • Posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
    • Posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do należytego i terminowego wykonania zamówienia. Zamawiający uzna warunek dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia za spełniony, jeżeli Wykonawca do wykonania zamówienia wskaże osoby, które:
      1. posiadają uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z art. 76a ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.):

− mają pełną zdolność do czynności prawnych,  

− nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości,  

  1. posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z minimalną sumą gwarancyjną, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, wynoszącą równowartość w złotych 10.000 euro – ustalanej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
  2. Wykonawca powinien spełniać dodatkowo następujące warunki (warunki fakultatywne):

1) posiadać co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w świadczeniu usług pełnej rachunkowości, w tym posiadać doświadczenie w obsłudze co najmniej 2 organizacji pozarządowych i/lub podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tj. Dz.U. z 2023 r. poz. 571),  2) posiadać:

− umiejętność formułowania wypowiedzi zarówno ustnie, jak i na piśmie w sposób zwięzły, precyzyjny i prawidłowy merytorycznie,

− utrzymywać wysokie standardy zawodowe i etyczne,

− łatwość w nawiązaniu kontaktu z klientem i charakteryzować się nienaganną ogładą osobistą, 

− znajomość specyfiki funkcjonowania organizacji pozarządowych,

− cechować się systematycznością i uczciwością.

  1. Wykaz dokumentów:
  • Oferta, w której znajduje się m.in. oferowana cena, za którą Wykonawca zobowiązuje się zamówienie wykonywać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty należności publicznoprawne, w szczególności podatki wynikające z obowiązujących przepisów, o treści zgodnej z Załącznikiem nr 1;
  • Oświadczenie podpisane przez osobę wskazaną przez Wykonawcę do wykonania zamówienia, które w swojej treści powinno zawierać oświadczenie o gotowości wykonania zamówienia w zakresie określonym umową z Zamawiającym oraz oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w zamówieniu, zgodnie z Załącznikiem nr 2;
  • Kopia posiadanego certyfikatu wydanego przez Ministra Finansów uprawniającego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
  • Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej;
  • Kopia aktualnej polisy ubezpieczeniowej lub innego dokumentu ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej;
  • Pełnomocnictwo/Pełnomocnictwa dla osoby/osób podpisujących ofertę, jeżeli umocowanie tych osób do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy nie wynika z dokumentów rejestracyjnych firmy.
  1. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełni jego oczekiwań, a w szczególności jeżeli:
    1. jej treść lub sposób złożenia nie odpowiada treści niniejszego Zaproszenia do składania ofert;
    2. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli zaoferowana cena lub jej istotne części składowe budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego, Zamawiający ma prawo zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień;
    3. została złożona po terminie składania ofert;
    4. została złożona przez Wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu; 5. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;
    5. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
    6. zawiera błędy w obliczeniu ceny;
    7. Wykonawca nie wyrazi zgody na przedłużenie terminu związania ofertą lub na wybór jego oferty po upływie terminu składnia ofert.
  1. Kryteria oceny ofert i ich wagi:
    1. Ocenie według poniższych kryteriów będą podlegać tylko oferty nieodrzucone oraz spełniające wszystkie wymogi formalne określone w niniejszym Zaproszeniu.
    2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru dowolnej oferty, według subiektywnej oceny, przy czym kryteria jakie będą szczególnie brane pod uwagę przez Zamawiającego to kryterium ceny i doświadczenia.
    3. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.
  1. Termin i sposób składania ofert:
  2. Ofertę w formie elektronicznej należy przesłać do Zamawiającego e-mailem na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. oraz Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. w terminie do końca dnia

17.12.2023 r. 

  1. Oferta powinna mieć formę skanu podpisanego dokumentu albo formę dokumentu podpisanego podpisem elektronicznym.
  2. Oferta powinna być opatrzona podpisem osoby upoważnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.

 

  • Osoby do kontaktu w sprawach dotyczących niniejszego Zaproszenia do składania

ofert:

  1. Sekretariat, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.,
  2. dr n. med. Łukasz Dembiński - Skarbnik Stowarzyszenia, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.,
  3. Kontakt z Zamawiającym:
    • wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, przekazywane Zamawiającemu w postępowaniu, powinny mieć formę skanów oraz należy przesyłać je za pomocą poczty elektronicznej e-mail na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. oraz Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.,
    • Wykonawca w ofercie wskaże Zamawiającemu osobę odpowiedzialną za obsługę całości zamówienia i poda dane kontaktowe tej osoby (lub osoby zastępującej). Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie związane z zamówieniem i jakością świadczonych usług.
  • Pozostałe informacje:
    1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z prowadzenia postępowania zmierzającego do wyboru oferty na każdym jego etapie, nie dokonania wyboru jakiejkolwiek oferty oraz nieprzyjęcia oferty zgłoszonej przez Wykonawcę. Żadna z powyższych czynności nie wymaga podania uzasadnienia przez Zamawiającego.
    2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontaktu jedynie z wybranym lub wybranymi Wykonawcami, bez konieczności informowania pozostałych o odrzuceniu ich ofert czy też o ich pominięciu w dalszym toku postępowania.
    3. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert lub treści złożonych oświadczeń lub dokumentów, a także zażądać uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów, jeżeli oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości. Zamawiający wezwie do złożenia, uzupełnienia, poprawienia oferty lub do udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia, poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo

Zamawiający zrezygnuje w ogóle z wybory jakiejkolwiek oferty. Zamawiający może samodzielnie uzupełnić brakujące oświadczenia lub dokumenty, jeżeli jest w ich posiadaniu lub może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych w szczególności rejestrów publicznych.

  1. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać swoją ofertę z postępowania pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma stosowne zawiadomienie, według takich samych zasad, jak składanie oferty.
  2. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Brak wyboru oferty Wykonawcy niezależnie od przyczyn, nie rodzi żadnej odpowiedzialności odszkodowawczej po stronie Zamawiającego.
  3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości wnoszenia odwołań od decyzji Zamawiającego podejmowanych w trakcie prowadzonego postępowania.
  4. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuje się, że: (dotyczy Wykonawców będących osobami fizycznymi, w tym osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą):
    • administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Stowarzyszenie;
    • Stowarzyszenie wyznaczyło Inspektora Ochrony Danych, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz w sprawach dotyczących realizacji praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych prosimy o kontakt pod wskazanym adresem email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;
    • Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub cRODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia oraz w związku z ewentualną realizacją przez Pana/Panią późniejszej umowy;
    • odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania;
    • Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, w okresie niezbędnym dla przeprowadzenia zamówienia, a wobec Wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa- na czas obowiązywania umowy oraz na czas wymagany do rozliczenia umowy, dochodzenia ewentualnych roszczeń z nią związanych, jak i na czas archiwizowania dokumentów wymagany powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;
    • obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących, jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu;
    • w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO, a dane nie będą profilowane;8)posiada Pani/Pan:
      1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
      2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
      3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO. Wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych osobowych, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
      4. na podstawie art. 17 ust. 1 i 2 RODO prawo do żądania usunięcia danych, z zastrzeżeniem braku uprawnienia do skorzystania z tego prawa w przypadkach wskazanych w art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO;
      5. nie przysługuje Pani/Panu:

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO.  

  1. Załącznikami do niniejszego Zaproszenia do składania ofert są następujące wzory:
  1. Załącznik nr 1 – Oferta,
  2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie,
  3. Załącznik nr 3 – Umowa.

Zaproszenie do składania ofert